La verdadera importancia del backup
El presente artículo esta basado en un otro publicado en www.rionegro.com.ar que me pareció sumamente interesante para ofrecerles. Me permití realizarle ciertas modificaciones, agregados y quitas, para hacerlo más claro, más actual o más acorde a sus intereses.
Mucho se habla de la importancia de las copias de seguridad, pero poco se sabe sobre cómo realizarlas. En este informe despejamos todas las dudas, para que nunca se pierdan los datos importantes.
Muchos de nuestros clientes se preguntarán “¿para qué hacer un backup?”
Parece una pregunta con respuesta obvia, pero es enorme la cantidad de usuarios que desconocen la importancia del procedimiento.
Por alguna razón, hay una tendencia a creer que los archivos alojados en el disco duro son inmunes a cualquier falla, como si por el solo hecho de estar encerrados dentro del gabinete estuvieran protegidos de todo. Actualmente, con una PC conectada de forma permanente a Internet, la exposición que tiene nuestra información respecto a los ataques informáticos es enorme, más allá de la instalación de un antivirus y un firewall.
Por otra parte, son innumerables las posibilidades de perdida de información, ya sea por roturas, fallas de hardware, de tensión eléctrica, cortes de luz, robo, incendio, etc.
Es inconmensurable la perdida de tiempo y dinero que acarrea para una empresa la perdida de información, sea esta información administrativa, operativa o productiva.
Por otro lado, existe también el concepto de que el backup es un procedimiento tedioso, que demanda muchas horas de trabajo, cuando en la realidad, hoy en día, existen herramientas que hacen toda la tarea por nosotros, de forma totalmente automatizada.
Hay una falsa concepción de que hacer un backup es perder tiempo. El tiempo invertido, aunque el backup se haga todos los días, es ínfimo con respecto al costo de perder la información, aunque la perdida se produzca solo una vez en la historia.
Es por eso que dentro del sistema Aramís hemos creado ciertas herramientas, para simplificarle la tarea, y controlar que al menos la información administrativa operativa se resguarde.
Ejemplo:
Aramís graba la fecha en la que se hacen los back up y controla que el mismo se realice cada tantos días. Estos días se configuran desde Preferencias.
Si el tiempo estipulado para el siguiente backup ya se ha cumplido, el sistema avisa, y espera el procedimiento por parte del usuario. Si este no lo realiza en ese momento, el sistema le vuelve a avisar. Luego del tercer aviso, Aramís se bloquea hasta que algún usuario realice el
procedimiento de backup, lo cual reestablece automáticamente el acceso.
Por otra parte se puede también configurar un backup automático en tareas preprogramadas de Windows.
¿Dónde debo guardar el backup?
Todo backup carece de sentido si permanece dentro de la misma máquina que contiene los archivos originales. Si bien la incorporación de un segundo disco duro nos permitiría resguardarnos de fallas físicas con la unidad principal, no nos liberaría de la posibilidad de sufrir un ataque informático, o robo del hardware.
Es por eso por lo que el destino ideal del backup debe ser una unidad removible (CD, DVD o Blu-ray, Pen Drive)
Cuando se habla de backup, es casi obligada la mención del concepto de imagen de disco. Este método se utiliza generalmente cuando se desea resguardar no sólo los trabajos realizados, sino también toda la estructura de sistema operativo y programas de la PC. Una imagen de disco es un archivo (de alguna manera comparable con un ZIP o RAR) que en su interior contiene una copia “espejo” de todo el contenido de la unidad, sector por sector. De esta manera nos aseguramos de que hasta el último byte de información sea resguardado, para restaurarlo en cuanto sea necesario.
Este método tiene la ventaja de ejecutarse con bastante rapidez, considerando la cantidad de información que se almacena. Lo mismo ocurre cuando los datos se vuelven a volcar a la unidad de origen, con la enorme ventaja de salir trabajando de inmediato, sin tener que pasar por reinstalaciones de ningún tipo.
La desventaja de este método es que su implementación implica un volcado total de la información, lo que sugiere dos precauciones para tomar: si por algún motivo un virus se “cuela” en el sistema y el antivirus no lo ha detectado, ese mismo virus formará parte de la imagen de disco que se haga. Por otro lado, si restauramos una imagen de disco, estaremos “pisando” todo lo que haya almacenado en el disco de destino. Para solucionar esto último, se recomienda la creación de las imágenes de forma periódica, o el uso de un programa que permita su actualización incremental (se crea una primera imagen con toda la información, y luego sólo se agregan los nuevos datos).
¿Qué debo tener en cuenta para crear la política para el resguardo de información?
Una buena política de backup consiste en
- Establecer que datos me interesa copiar
- Asignar un responsable de la tarea
- Establecer la frecuencia que se va a realizar la copia.
- Automatizar la forma del resguardo
- Y sumamente necesario, verificar al menos una vez por bimestre que los datos se estén copiando correctamente. Para esto habría que simular que se levante el backup y tratar de acceder a los datos originales.
Consideraciones especiales
Notebooks
Otro tema olvidado, con el surgimiento de las notebooks, y la comodidad de llevar y traer información de aquí para allá, es realizar una copia de seguridad de los datos de la notebook. A veces solo se trata de documentos de Word, Excel o fotos, pero es importante medir el costo de la perdida, si esa notebook fuera sustraída. Hace muy poco tiempo el director de cine Francis Ford Coppola ofreció un suculento rescate para quien le devolviera la información de su notebook robada, ya que era el único lugar donde tenia sus últimos guiones.
Archivos de Diseño
Pensó alguna vez cuanto tiempo le costaría reconstruir todos los archivos de diseño de sus ordenes de trabajo, si necesita hacer una repetición en especial?
Copiar un CD por cada OT no puede llevarle mas de 2 minutos. Si se hace con constancia, orden y una metodología establecida (y supervisada), esto redundará en su beneficio con total seguridad.
Teléfonos Celulares
Hoy en día también debemos tener en cuenta, a la hora de resguardar nuestra información, a los teléfonos celulares. En caso de extravío, hurto o daño en el teléfono, podemos perder todos los datos de nuestros contactos, ya que el índice telefónico del celular ha reemplazado en muchos casos a la clásica agenda.
Para terminar, mi consejo: No escatimar recursos para esta tan importante tarea.
“No se sabe apreciar lo que se tiene hasta que se pierde “
Anís Kaminsky
Directora de Sistek, Soluciones Informáticas