¿Que conviene más? ¿Presupuestar por Millar o Presupuestar por Hora?

Queremos darle algunas pautas para pensar el problema, y luego decidir cuál es la modalidad de presupuestación que mejor se adapta a su empresa.Hay básicamente dos formas de calcular el costo de impresión:

Por Hora (Cantidad de horas del trabajo por Costo hora maquina)

En este caso se debe estimar la cantidad de horas que se van a necesitar para realizar el trabajo. No siempre es fácil de estimar este tiempo, ya que depende de múltiples factores.

Tiempo Total de Impresión:

Por un lado, el tiempo de impresión total equivale a la suma del tiempo de tiraje, el tiempo de arreglo o postura, el tiempo de lavado (si hubiera) y las esperas previstas (si hubieran).

TIEMPO TIRAJE + TIEMPO ARREGLO + TIEMPO LAVADO + TIEMPO ESPERAS = TIEMPO TOTAL

Tiempo de Tiraje:

El tiempo de tiraje de impresión es el resultado de la cantidad de pliegos totales a imprimir en relación con la velocidad de la maquina (pliegos por hora).

PLIEGOS TOTALES A IMPRIMIR / PLIEGOS POR HORA  = TIEMPO TIRAJE

Analicemos algunos de los factores.

Pliegos totales a Imprimir:

La cantidad de pliegos totales a imprimir se deben calcular incluyendo la  demasía y multiplicando  por la cantidad de pasadas que va a requerir el trabajo.

Ejemplo:

Si un trabajo de 15000 unidades se plantea en un desarrollo de 2 poses por pliego, significa que se necesitaran 7500 pliegos. Supongamos que agregamos un demasía de arranque de 200 pliegos + un 5% sobre el total nos da un total de 7000+ 200 + 350 =7550 pliegos.

A veces la demasía también depende de la complejidad del trabajo, la cantidad de colores que tenga la maquina, la cantidad de colores que tenga el trabajo, y también la cantidad de procesos posteriores a la impresión.

Velocidad de Máquina:

 La velocidad de  la maquina no es constante:

• cuanto más largo sea el tiraje, mayor es el rendimiento de la maquina, o sea aumenta la velocidad. promedio
• La velocidad a veces depende del sustrato en el que se imprime, ya que algunos sustratos requieren de cuidados adicionales, tanto sea por el tipo de papel (caso papel químico), como por el gramaje (caso cartulina), etc.
• La velocidad depende de la complejidad del trabajo.  (Ej. impresión de fondos, si el tamaño del pliego es casi del mismo tamaño que el formato máximo de la máquina, etc.)
• La velocidad de máquina real no es la de los manuales técnicos de las maquinas (teórica), no solo por los tiempos de postura, espera, tipo de sustrato, como mencionábamos antes, sino también por factores de desgaste, idoneidad del empleado, etc.

Valor Hora

• En cuanto a esta variable se requieren también consideraciones particulares que dependen de la forma en que se quiera prorratear los costos en la empresa.
• El valor hora básicamente se calcula tomando en cuantas las siguientes variables:

• • Costo hora de los empleados intervinientes en la máquina (sumándole Cargas Sociales + Aguinaldo, + Vacaciones). Se estima alrededor de un 65% más que el sueldo.
  • Costo de empleados indirectos en el sector de producción. Ejemplo: el jefe de taller. Prorratear los sueldos de estos empleados por el coeficiente de carga de trabajos para esa máquina sobre el total.
  • Amortización de la máquina,  (El costo de la máquina – Valor de reventa ) / la vida útil ). O sea, si la máquina va a durar 10 años y cuesta 100.000$ y el valor de reventa es 20.000$, el calculo es: 100.000- 20000 = 80000/10 = 8.000$ voy a amortizar por año, si eso lo divido por 12 meses y por 200 horas que tiene cada mes = 33.67$ es lo que tengo que sumarle al costo de hora máquina.
  • Fuerza Motriz utilizada por la máquina en el mes y prorrateada por la cantidad de horas que se usa (1 turno, doble turno, etc.)
  • Espacio que ocupa la máquina, sobre el total de espacio edilicio, para prorratear gastos de alquiler.
  • Gastos administrativos que se quieran incluir al costo hora. Hay diversas formas de pensarlo y prorratearlo. Este ítem excede el objetivo de esta explicación.
  • Puede haber muchas formas de llegar al costo hora. Algunos querrán incluir el alquiler y otros no, otros los gastos administrativos y otros no, pero lo cierto es que, sea como sea que se llegue al costo, luego existe otro costo hora, que es el costo del mercado, que muchas veces es el que rige en un mercado tan competitivo como el nuestro, aunque éste sea menor que el costo real. Esto realmente no importa, ya que aunque se deba cotizar con el costo hora de mercado, es fundamental conocer el costo verdadero de un trabajo, lo que da gran flexibilidad en la negociación.

Por Millar

• • Para estimar el costo millar, alguna vez se debió haber hecho el siguiente análisis: Por un lado, evaluar la cantidad de trabajos realizados por mes con sus respectivos tirajes (en un promedio de 6 meses para evitar la estacionalidad) y así determinar la cantidad de millares que se pueden hacer en un mes. Luego, analizar los gastos directos e indirectos de la máquina en cuestión como se explico anteriormente, y dividir el costo / la cantidad de millares.
  • Como se puede ver, este análisis es muy cambiante y exige un ajuste mensual del parámetro ya que no es constante la carga de trabajos, ni complejidad, etc., aún sin considerar estacionalidad.
  • Dentro del valor por millar también encontramos muchas variables: tipo de papel, cantidad de colores, cuantos colores imprime la máquina por pasada, complejidad, cantidad de la tirada. Esto exige que se deba recurrir a una tabla fija, por cada una de estas condiciones, que hacen engorroso el control y la actualización de precios.
  • Generalmente, para establecer el valor por millar se ha partido de un valor de mercado, o un valor “escuchado” que no tiene en cuenta ninguno de los análisis antes mencionados, con lo cual se corre el riesgo de no reflejar la situación de costos de la empresa.

Conclusiones

Por lo dicho, podemos sostener que si el análisis se hace a conciencia, cualquiera de los dos sistemas son correctos, pero en nuestra opinión la presupuestación por hora presenta algunas ventajas.

Por un lado, si se cargan tablas donde la variable valor hora es la única valuada en pesos, sólo hay que cambiar ese valor en caso de aumento de precios. Todos los demás valores de la tabla son condiciones en las que se modifica la velocidad, las que se mantienen constante en cualquier caso de aumento.

Por otro lado, independientemente del costo resultante de este proceso en dinero, es muy importante estimar el tiempo de realización del trabajo. Esto a su vez ayuda a planificar mejor.

Y por último, este dato es un dato verificable, o sea, que se puede medir en la realidad. El hecho de que se pueda comparar el tiempo  estimado con el tiempo real, hace que se pueda mejorar la estimación cada vez más y establecer las condiciones de velocidad y complejidad más ajustadamente.

Esto en última instancia mejora el nivel de información de la empresa y la eficiencia de la producción